Reglamento del Archivo Arzobispal de Arequipa

I. DE LA NATURALEZA Y FINES

Art. 1 El Archivo Arzobispal de Arequipa es parte del Arzobispado de Arequipa, se creo con la finalidad de conservar todo el patrimonio documental de más de tres siglos de la historia de Arequipa, gracias a la custodia de la Diócesis.

II. DE LOS OBJETIVOS

Art. 20 Uno de sus objetivos principales es ordenar, organizar y normar todo este patrimonio para ponerlo en servicio, siguiendo siempre lo estipulado por el Derecho Canónico y lo que manda la Legislación de la Archivística Nacional.

III. DE LAS FUNCIONES

Art. 30 El Archivo Arzobispal de Arequipa debe cumplir con lo siguiente:

a) Preservar el fondo documental que tiene bajo su custodia
b) Seleccionar, ordenar y catalogar este fondo.
c) Elaborar los instrumentos descriptivos: presentando guías, índices, catálogos de la documentación existente en las diferentes secciones.
d) Preparar y publicar la Revista anual del Archivo, a través de ella se da a difundir el fondo documental que resguarda este repositorio.
e) Recibir los fondos documentales, existentes en las Parroquias de la Diócesis, y que por su antigüedad debe ser guardados en este Archivo: copias de Confirmaciones, libros Parroquiales hasta mediados del siglo XX, libros copiadores, inventarios, entre otos.
f) Expedir paridas de los libros parroquiales existentes en este repositorio, así como la expedición de pliegos matrimoniales, con la debida certificación del Notario Eclesiástico del Arzobispado de Arequipa.
g) Registrar los decretos de rectificaciones, inscripciones, en los respectivos libros parroquiales, de partidas de: bautismo, matrimonio, defunciones, confirmaciones, ordenados por Vicaría Judicial del Arzobispado.

IV. DE LA ARCHIVALÍA

Art. 40. El patrimonio documental del Archivo Arzobispal de Arequipa esta consignado en cuatro Secciones de los Fondos Documentales, los mismos que se han organizado siguiendo la estructura y administración del Obispado de Arequipa: Cada sección esta dividida en series y subseries:

a) CURIA DIOCESANA, comienza con documentación de 1602, entre ellos se cuenta con Expedientes Matrimoniales, Fuero Eclesiástico: Causas Civiles, Causas Penales, Nulidad Matrimonial. Órdenes Sacerdotales, Seminario San Jerónimo, etc.
b) CATEDRAL Y CABILDO ECLESIÁSTICO, comienza con documentación de 1636, en esta sección se clasifica documentación como: Actas Capitulares,. Libros de Caja, Libros de Cargo, Cofradías, Libros Cedularios, etc.
c) VICARÍAS, integradas por parroquias y doctrinas de los siete corregimientos que comprendía la jurisdicción de Arequipa, a saber: Arequipa o el cercado, Arica, Camaná, Condesuyos, Caylloma, Moquegua y Tarapacá, es decir, abarcaba desde Nazca por el norte hasta el río Loa por el sur, comprendiendo 58 doctrinas, 40 al cuidado de clérigos y 18 de frayles de las diversas órdenes. Estas Vicarías conservan documentación que va desde 1640 hasta 1899, y en ella se guarda la relacionada a Capellanías, Diezmos, Tazmías, Cuentas de Fábrica, Cofradías, Inventarios, Padrones, etc.
d) LIBROS PARROQUIALES, en ella se guarda documentación de procedente de Parroquias, Curatos o Doctrinas de la Arquidiócesis de Arequipa, de acuerdo al Nuevo Código de Derecho Canónico se concentró en Palacio Arzobispal y que por Decretos No. 079-C-ARZ-91 pasó a las instalaciones del Archivo Arzobispal ubicado en la Catedral. Esta documentación comienza en el siglo XVI y termina en el siglo XX, comprende: bautismos, matrimonios, defunciones, confirmaciones, además de copias de provisoratos, , cédulas reales, entre otros.

Es notaria la ausencia de documentación del siglo XVI, a pesar de que en 1540 se fundo la primera parroquia del Señor de San Pedro, fue quizás por las Guerras Civiles que desapareció mucha documentación y otra posiblemente fue enviada al Cusco de cuyo Obispado dependía la de Arequipa durante el siglo XVI.

V. DEL PERSONAL

Art. 50 El servicio que presta el Archivo Arzobispal de Arequipa a sus usuarios, es en forma permanente y por personal estable, cuyos deberes son las siguientes:

a. Acomodar a los usuarios, de acuerdo a la Guía del AAA, en el manejo correcto de los materiales descriptivos, el contenido de los fondos documentales, y la forma de solicitarlos.

b. Cuidar de la integridad del fondo documental, instruyendo al usuario e investigadores, a fin de que no afecten al documento en consulta.

c. El personal no realizará trabajos particulares para sí o para terceros dentro de sus horas de atención.

d. El personal se abstendrá de fomentar conversaciones con los usuarios e investigadores en la sala de lectura durante las horas de trabajo.

e. El personal no recibirá remuneración alguna por sus servicios de parte de los usuarios.

VI. DEL SERVICIO

Art. 60 Los investigadores deberán acreditar su ingreso con el carné otorgado por el Archivo, llenar el recibo de solicitud, indicando:

a) Número de carné de lector
b) Nombres y apellidos
c) Sección y serie del documento solicitado
d) Fecha de solicitud
e) Firma del solicitante

Art. 70 El carné del investigador será retenido, mientras dure la consulta.

Art. 80 El responsable verificará la papeleta y hará entrega del documento solicitado.

Art. 90 La documentación solicitada será por unidad, y no por varios legajos, los libros parroquiales, serán entregados de la misma forma, por unidad, al igual que los expedientes matrimoniales, por legajo, aquellos que estén deteriorados, se procurará que la consulta sea en presencia del personal que atiende.

Art. 100 El personal encargado del servicio, revisará antes y después la documentación solicitada, indicando su estado de conservación, se separará del legajo la documentación deteriorada, remitiéndose a la Dirección con la papeleta de ubicación en el legajo, para luego ser devuelta al lugar que le corresponda.

Art. 110 Devuelto el documento, el personal de servicio consignará la palabra "devuelto" en la papeleta y la rubricará.

Art. 120 En caso de solicitar el servicio de reprografía (fotocopia), el interesado solicitará autorización a la Dirección, para luego abonar los derechos de acuerdo al arancel.

Art. 130 El Archivo otorgará un máximo de folios por reproducciones xerográficas por vez (hasta cien), puede otorgarse hasta quinientas por investigador, como máximo; y siempre que lo permita el documento: su estado de conservación y el grosor de la documentación lo permita.

Art. 140 Los Libros Parroquiales, por ningún motivo pueden ser reproducidos bajo esta modalidad, de la xerografía (fotocopia).

Art. 150 El usuario que solicite esta forma de reproducción de la documentación, será únicamente para utilizarla con fines de investigación y estudio. Aquél que haga mal uso será denunciado penalmente por la Institución.

Art. 160 El investigador que requiera de fotografías, deberá contar con el equipo pertinente. Deberá dejar una copia de su trabajo en el Archivo, compromiso que lo hará por escrito. El número permitido será el que se aplica para las copias.

Art. 170 Los servicios sometidos a arancel (fotocopiado, transcripciones, emisión de partidas, fotografías) serán ofrecidos previo pago de los respectivos derechos.

Art. 180 El Archivo Arzobispal de Arequipa otorga constancias negativas de partidas "no habidas", después de realizada la búsqueda exhaustiva de las mismas.

Art. 190 El Archivo no otorga copia xerográfica de los instrumentos de información realizados en el repositorio.

VII. DELOS USUARIOS

Art. 200 El ingreso al Archivo Arzobispal de Arequipa para fines de investigación, el usuario debe cumplir con lo siguiente:

Para investigadores calificados: deberán acreditar su condición, a través de una carta de presentación por su institución, centro de trabajo o por personas reconocidas por su labor intelectual. Para extranjeros, ,se acreditarán con carta refrendada por la institución a la que pertenecen. Cumplidos con los requisitos, se otorgará carné de investigador con una duración de un año calendario, previa presentación de una foto tamaño carné, copia de sus documentos de identidad y el pago de los derechos, establecidos por el arancel.
Para estudiantes de nivel superior (previa prueba de conocimientos de paleografía), serán también presentados por el Director Académico de la Escuela a la que pertenecen, tramitando luego su carné.
El ingreso de alumnos de Academias y escolares no podrán tener acceso a este repositorio, a excepción de tratarse de una visita cultural.
Para gente particular que deseen información de carácter personal, podrán tener acceso a la documentación, sólo en la exhibición y obtener una copia xerográfica o trascripción, previo de los derechos establecidos por el arancel vigente.

Art. 210 Todo investigador deberá observar las normas siguientes:

a. Presentar su carné de investigador.
b. Llenar la papeleta de solicitud consignando : número de carné, nombres, signatura del documento (Sección, Serie y Subserie), fecha de consulta y firma.
c. Queda prohibido el ingreso a la sala de lectura con maletines, bolsos, carpetas, únicamente se ingresara papel y lápiz o una computadora portátil.
d. Proteger la documentación y respetarla, no apoyándose en ella y cuidando de no hacer anotaciones o cualquier otro acto que afecte la integridad del documento.
e. Mantener el orden interno de la documentación.
f. Comunicar de inmediato cualquier anomalía, sobre todo en caso de foliación incompleta o suelta, rotura o deterioro que observe en el documento.
g. Si por algún motivo tiene que suspender la consulta, deberá devolver la documentación al encargado.
h. Terminantemente prohibido fumar, comer ni beber dentro del área de consulta.
i. No fomentar conversaciones en la Sala de Investigación.
j. Comunicar a la Dirección en forma escrita cualquier queja que tenga respecto al servicio del Archivo en general.

Art. 220 La contravención de cualquiera de las medidas establecidas en el artículo que antecede, será motivo para la suspensión temporal o definitiva, según la falta, del carné de investigación.

Art. 230 Todo investigador estará obligado a dejar un ejemplar para la Biblioteca del Archivo, de la publicación que haga, citando desde luego la fuente de donde obtuvo la información.

VIII. DISPOSICIONS COMPLEMENTARIAS

Art. 240 Los Documentos del Archivo Arzobispal de Arequipa, por ningún motivo podrán ser extraídos del local, con la excepción de que el Señor Arzobispo de la Diócesis lo requiera, tomando en cuenta que sería para:

a. Restauración, que no pueda realizar en el mismo repositorio.
b. Por seguridad.
c. Para exposiciones documentales, previa garantía de custodia y conservación, y la respectiva póliza de seguro.

Art. 250 En caso de sustracción de algún documento, la Dirección del AAA, formulará la denuncia a las autoridades competentes, pues se trata del Patrimonio Documental de la Nación.

Art. 260 Los casos no contemplados en el presente Reglamento serán resueltos a criterio de la Comisión del Archivo y de la Dirección del mismo.

La Dirección